AVB

Allgemeine Vertragsbedingungen zur Auftragsverarbeitung

Allgemeine Vertragsbedingungen zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO durch Halver Online, Gustav-Lück-Straße 11, 41515 Grevenbroich (nachfolgend „Auftragnehmer“)

1. Allgemeine Bestimmungen und Vertragsgegenstand

1.1 Der Auftragnehmer stellt seinen Kunden (nachfolgend „Auftraggeber“) die in der nachfolgenden Tabelle beschriebenen Leistungen zur Verfügung. Hierbei verarbeitet der Auftragnehmer u. a. personenbezogene Daten von Dritten (Drittdaten) im Auftrag des Auftraggebers. Für die Verarbeitung dieser Drittdaten, gelten die vorliegenden Allgemeinen Vertragsbedingungen zur Auftragsverarbeitung (nachfolgend „AVB“).

Leistungen, bei denen Daten im Auftrag verarbeitet werden	Verarbeitete Datenarten	Betroffene Personenkategorien
Vermittlung von Personaltrainern	Kundendaten, Bestandsdaten	Auftraggeber (Personal Trainer = Kunde) und Auftragnehmer (Plattformbetreiber)

Leistungen, bei denen Daten im Auftrag verarbeitet werden	Verarbeitete Datenarten	Betroffene Personenkategorien
Vermittlung von Personaltrainern	Kundendaten, Bestandsdaten	Auftraggeber (Personal Trainer = Kunde) und Auftragnehmer (Plattformbetreiber)

1.2 Die Verarbeitung der Daten durch den Auftragnehmer findet ausschließlich auf dem Gebiet der Bundesrepublik Deutschland, einem Mitgliedsstaat der Europäischen Union oder einem Vertragsstaat des EWR-Abkommens statt. Die Verarbeitung außerhalb dieser Staaten erfolgt nur unter den Voraussetzungen von Kapitel 5 der DSGVO (Art. 44 ff.) und mit vorheriger Zustimmung des Auftraggebers.

2. Laufzeit und Kündigung

Die Laufzeit der Auftragsverarbeitung richtet sich nach der Laufzeit des Hauptvertrags. Soweit und solange nach Beendigung des Hauptvertrags personenbezogene Daten des Auftraggebers im Auftrag weiterverarbeitet werden, gilt diese Vereinbarung bis zu dem Zeitpunkt, zu dem die Verarbeitung dieser Daten durch die Auftragnehmer endet. Das Recht auf außerordentliche fristlose Kündigung aus wichtigem Grund bleibt hiervon unberührt.

3. Weisungen des Auftraggebers

3.1 Dem Auftraggeber steht ein umfassendes Weisungsrecht in Bezug auf Art, Umfang und Modalitäten der Datenverarbeitung ggü. dem Auftragnehmer zu. Der Auftragnehmer informiert den Auftraggeber unverzüglich, falls der Auftragnehmer der Auffassung ist, dass eine Weisung des Auftraggebers gegen gesetzliche Vorschriften verstößt. Wird eine Weisung erteilt, deren Rechtmäßigkeit der Auftragnehmer substantiiert anzweifelt, ist der Auftragnehmer berechtigt, deren Ausführung vorübergehend auszusetzen, bis der Auftraggeber diese nochmals ausdrücklich bestätigt oder ändert. Besteht die Möglichkeit, dass der Auftragnehmer durch das Befolgen der Weisung einem Haftungsrisiko ausgesetzt wird, kann die Durchführung der Weisung bis zur Klärung der Haftung im Innenverhältnis ausgesetzt werden.

3.2 Weisungen sind grundsätzlich schriftlich oder in einem elektronischen Format (z.B. per E-Mail) zu erteilen. Mündliche Weisung sind in begründeten Einzelfällen zulässig und werden vom Auftraggeber unverzüglich schriftlich oder in einem elektronischen Format bestätigt. In der Bestätigung ist ausdrücklich zu begründen, warum keine Weisung in Textform erfolgen konnte. Der Auftragnehmer hat Person, Datum und Uhrzeit der mündlichen Weisung in angemessener Form zu protokollieren.

4. Kontrollbefugnisse des Auftraggebers

4.1 Der Auftraggeber ist berechtigt, die Einhaltung der gesetzlichen und vertraglichen Vorschriften zum Datenschutz und zur Datensicherheit vor Beginn der Datenverarbeitung und während der Vertragslaufzeit regelmäßig, im erforderlichen Umfang, zu kontrollieren. Der Auftragnehmer hat diese Überprüfungen – einschließlich Inspektionen – die vom Auftraggeber oder einem anderen von diesem beauftragten Prüfer durchgeführt werden, zu ermöglichen und zu diesen beizutragen.

4.2 Der Auftraggeber hat dafür zu sorgen, dass die Kontrollmaßnahmen verhältnismäßig sind und nicht zu einer übermäßigen Beeinträchtigung des Geschäftsbetriebs führen. In der Regel soll eine Prüfung nur nach vorheriger Anmeldung erfolgen, es sei denn, die vorherige Anmeldung würde den Kontrollzweck gefährden. Wenn der Auftraggeber einen Prüfer bestellt, darf dieser nicht im unmittelbaren Wettbewerbsverhältnis zum Auftragnehmer stehen.

4.3 Die Ergebnisse der Kontrollen sind vom Auftraggeber in geeigneter Weise zu protokollieren.

4.4 Der Auftragnehmer verpflichtet sich, dem Auftraggeber alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung der in Art. 28 DSGVO niedergelegten Verpflichtungen zur Verfügung zu stellen.

5. Allgemeine Pflichten von Auftragnehmer

5.1 Die Verarbeitung der vertragsgegenständlichen Daten durch den Auftragnehmer erfolgt ausschließlich auf Grundlage der vertraglichen Vereinbarungen in Verbindung mit den ggf. erteilten Weisungen des Auftraggebers. Eine hiervon abweichende Verarbeitung ist nur aufgrund zwingender europäischer oder mitgliedsstaatlicher Rechtsvorschriften zulässig (z.B. im Falle von Ermittlungen durch Strafverfolgungs- oder Staatsschutzbehörden). Ist eine Verarbeitung aufgrund zwingenden Rechts erforderlich, teilt der Auftragnehmer dies dem Auftraggeber vor der Verarbeitung mit, sofern das betreffende Recht eine solche Mitteilung nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet.

5.2 Der Auftragnehmer hat zu gewährleisten, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen (Art. 28 Abs. 3 lit. b DSGVO). Vor der Unterwerfung unter die Verschwiegenheitspflicht dürfen die betreffenden Personen keinen Zugang zu den vom Auftraggeber überlassenen personenbezogenen Daten erhalten.

6. Technische und organisatorische Maßnahmen

Der Auftragnehmer hat geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Gewährleistung eines angemessenen Schutzniveaus festgelegt und diese in Anlage 1 dieser AVB festgehalten. Die dort beschriebenen Maßnahmen wurden unter Beachtung der Vorgaben nach Art. 32 DSGVO ausgewählt. Der Auftragnehmer wird die technischen und organisatorischen Maßnahmen bei Bedarf und / oder anlassbezogen überprüfen und anpassen.

7. Unterstützungspflichten vom Auftragnehmer

Der Auftragnehmer wird dem Auftraggeber gem. Art. 28 Abs. 3 lit. e DSGVO bei dessen Pflichten zur Wahrung der Betroffenenrechte aus Kapitel III, Art. 12 – 22 DSGVO, unterstützen. Dies gilt insbesondere für die Erteilung von Auskünften und die Löschung, Berichtigung oder Einschränkung personenbezogener Daten. Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber ferner gem. Art. 28 Abs. 3 lit. f DSGVO bei dessen Pflichten nach Art. 32 – 36 DSGVO (insb. Meldepflichten) unterstützen. Die Reichweite dieser Unterstützungspflichten bestimmt sich im Einzelfall unter Berücksichtigung der Art der Verarbeitung und der Informationen, die Auftragnehmer zur Verfügung stehen.

7. Unterstützungs-
pflichten vom Auftragnehmer

8. Einsatz von Unterauftragsverarbeitern (Subunternehmer)

8.1 Der Auftragnehmer ist zum Einsatz von Unterauftragsverarbeitern (Subunternehmern) berechtigt. Alle zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses bereits bestehenden Subunternehmerverhältnisse vom Auftragnehmer sind diesen AVB abschließend in Anlage 2 beigefügt. Für die in Anlage 2 aufgezählten Subunternehmer gilt die Zustimmung mit Vereinbarung dieser AVB als erteilt.

8.2 Beabsichtigt der Auftragnehmer den Einsatz weiterer Subunternehmer, wird der Auftragnehmer dies dem Auftraggeber rechtzeitig – spätestens jedoch zwei Wochen – vor deren Einsatz in schriftlicher oder elektronischer Form anzeigen. Der Auftraggeber hat nach dieser Mitteilung zwei Wochen Zeit, der Hinzuziehung des / der Subunternehmer zu widersprechen. Erfolgt innerhalb dieser Frist kein Widerspruch, gilt die Hinzuziehung des / der Subunternehmer(s) als genehmigt. In dringenden Fällen (z.B. bei kurzfristig benötigten Fehleranalysen oder Mängelbeseitigungen), kann der Auftragnehmer die Anzeige- und Widerspruchsfrist für Subunternehmer angemessen verkürzen. Erfolgt ein fristgerechter Widerspruch, dürfen die betroffenen Subunternehmer nicht eingesetzt werden. Widersprüche sind nur zulässig, wenn der Auftraggeber begründete Anhaltspunkte dafür hat, dass durch den Einsatz des Unterauftragnehmers die Datensicherheit oder der Datenschutz eingeschränkt würde, die Einhaltung gesetzlicher oder vertraglicher Bestimmungen gefährdet wäre und / oder sonstige berechtigte Interessen des Auftraggebers entgegenstehen; die entsprechenden Verdachtsmomente sind dem Widerspruch beizufügen.

8.3 Subunternehmer werden von Auftragnehmer unter Beachtung der gesetzlichen und vertraglichen Vorgaben ausgewählt. Sämtliche Verträge zwischen Auftragsverarbeiter (Auftragnehmer) und Unterauftragsverarbeiter (Subunternehmerverträge) müssen den gesetzlichen Vorschriften über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag genügen; dies betrifft insbesondere die Implementierung geeigneter technischer und organisatorischer Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO im Betrieb des Subunternehmers. Nebenleistungen, welche Auftragnehmer zur Ausübung von geschäftlichen Tätigkeiten in Anspruch nimmt, stellen keine Unterauftragsverhältnisse im Sinne des Art. 28 DSGVO dar. Nebentätigkeiten in diesem Sinne sind insbesondere Telekommunikationsleistungen ohne konkreten Bezug zur Hauptleistung, Post- und Transportdienstleistungen sowie sonstige Maßnahmen, welche die Vertraulichkeit und / oder Integrität der Hard- und Software sicherstellen sollen und keinen konkreten Bezug zur Hauptleistung aufweisen. Der Auftragnehmer wird jedoch auch bei diesen Drittleistungen die Einhaltung der gesetzlichen Datenschutzstandards (insbesondere durch entsprechende Vertraulichkeitsvereinbarungen) sicherstellen.

8.4 Sämtliche Verträge zwischen Auftragnehmer und dem Unterauftragsverarbeiter (Subunternehmerverträge) müssen den Anforderungen dieser AVB und den gesetzlichen Vorschriften über die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag genügen.

8.5 Die Beauftragung von Subunternehmern in Drittstaaten ist nur zulässig, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO gegeben sind und der Auftraggeber zugestimmt hat.

8. Einsatz von Unterauftrags-
verarbeitern (Subunternehmer)

8.5 Die Beauftragung von Subunternehmern in Drittstaaten ist nur zulässig, wenn die gesetzlichen Voraussetzungen der Art. 44 ff. DSGVO gegeben sind und der Auftraggeber zugestimmt hat.

9. Mitteilungspflichten vom Auftragnehmer

9.1 Verstöße gegen diese AVB, gegen Weisungen des Auftraggebers oder gegen sonstige datenschutzrechtliche Bestimmungen sind dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen; das gleiche gilt bei Vorliegen eines entsprechenden begründeten Verdachts. Diese Pflicht gilt unabhängig davon, ob der Verstoß vom Auftragnehmer selbst, einer beim Auftragnehmer angestellten Person, einem Unterauftragsverarbeiter oder einer sonstigen Person, die der Auftragnehmer zur Erfüllung vertraglicher Pflichten eingesetzt hat, begangen wurde.

9.2 Ersucht ein Betroffener, eine Behörde oder ein sonstiger Dritter den Auftragnehmer um Auskunft, Berichtigung oder Löschung von Daten, die der Auftragnehmer als Auftragsverarbeiter verarbeitet, wird der Auftragnehmer die Anfrage unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten und das weitere Vorgehen mit ihm abstimmen.

9.3 Der Auftragnehmer wird den Auftraggeber unverzüglich informieren, wenn Aufsichtshandlungen oder sonstige Maßnahmen einer Behörde bevorstehen, von denen auch die Verarbeitung, Nutzung oder Erhebung der durch den Auftraggeber zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten betroffen sein könnten. Darüber hinaus hat der Auftragnehmer den Auftraggeber unverzüglich über alle Ereignisse oder Maßnahmen Dritter zu informieren, durch welche die vertragsgegenständlichen Daten gefährdet oder beeinträchtigt werden könnten.

10. Vertragsbeendigung, Löschung und Rückgabe der Daten

Nach Abschluss der vertragsgegenständlichen Datenverarbeitung bzw. nach Beendigung des Hauptvertrags hat der Auftragnehmer alle personenbezogenen Daten nach Wahl des Auftraggebers zu löschen oder zurückzugeben, sofern keine rechtliche Verpflichtung zur Speicherung der betreffenden Daten mehr besteht (z.B. gesetzliche Aufbewahrungsfristen).

11. Datengeheimnis und Vertraulichkeit

Der Auftragnehmer ist unbefristet und über das Ende des Hauptvertrags hinaus verpflichtet, die im Rahmen der vorliegenden Vertragsbeziehung erlangten personenbezogenen Daten vertraulich zu behandeln. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, Mitarbeiter mit den einschlägigen Datenschutzbestimmungen und Geheimnisschutzregeln vertraut zu machen und sie zur Verschwiegenheit zu verpflichten, bevor diese ihre Tätigkeit beim Auftragnehmer aufnehmen.

12. Schlussbestimmungen

12.1 Sind die Vertragsparteien Kaufleute, juristische Personen des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen, ist der Sitz vom Auftragnehmer Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesen AVB, sofern insoweit hierfür ein ausschließlicher Gerichtsstand nicht begründet wird.

12.2 Soweit personenbezogene Daten im Auftrag betroffen sind, gehen die Regelungen dieser AVB gegenüber den Regelungen der Hauptvereinbarung vor.

12.3 Sollte sich die DSGVO oder sonstige in Bezug genommenen gesetzlichen Regelungen während der Vertragslaufzeit ändern, gelten die hiesigen Verweise auch für die jeweiligen Nachfolgeregelungen.

12.4 Der Auftragnehmer ist berechtigt, die vorliegenden AVB aus sachlich gerechtfertigten Gründen (z.B. Änderungen in der Rechtsprechung, Gesetzeslage, Marktgegebenheiten oder der Geschäfts- oder Unternehmensstrategie) und unter Einhaltung einer angemessenen Frist zu ändern. Bestandskunden werden hierüber spätestens zwei Wochen vor Inkrafttreten der Änderung per E-Mail benachrichtigt. Sofern der Bestandskunde nicht innerhalb der in der Änderungsmitteilung gesetzten Frist widerspricht, gilt seine Zustimmung zur Änderung als erteilt. Im Falle des Widerspruchs ist Auftragnehmer berechtigt, den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderung außerordentlich zu kündigen. Die Benachrichtigung über die beabsichtigte Änderung dieser Nutzungsbedingungen wird auf die Frist und die Folgen des Widerspruchs oder seines Ausbleibens hinweisen.

Anlage 1 – Liste der bestehenden technischen und organisatorischen Maßnahmen des Auftragsverarbeiters nach Art. 32 DSGVO

Der Auftragnehmer setzt folgende technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der vertragsgegenständlichen personenbezogenen Daten um. Die Maßnahmen wurden im Einklang mit Art. 32 DSGVO festgelegt und mit dem Auftraggeber abgestimmt.

1. Sicherung der Arbeitsstätte des Auftragsverarbeiters (Zutrittskontrolle)

Die Arbeitsstätte des Auftragnehmers wird in folgender Weise gegen Einbruch und sonstige unbefugte Zutritte gesichert:

Manuelles Schließsystem / Türschlösser
Sicherheitsschlösser

2. Sicherung der IT-Systeme des Auftragsverarbeiters (Zugangskontrolle)

Die IT-Systeme des Auftragsverarbeiters werden in folgender Weise gegen unbefugte Zugriffe (z. B. Hackerangriffe) gesichert:

Passwortvergabe
Anzahl der Systemadministratoren ist auf das „Notwendigste“ reduziert
Einsatz von Anti-Viren-Software
Einsatz einer Software-Firewall

3. Sicherung von Daten bei Transport und Übermittlung (Weitergabekontrolle)

Folgende Maßnahmen gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der Weitergabe (physisch und / oder digital) vor unbefugten Dritten geschützt werden:

Verschlüsselung des E-Mail-Verkehrs
SSL- / TLS-Verschlüsselung von Webseiten
Verschlüsselung physischer Datenträger beim Transport

4. Sichere Löschung von Daten

Folgende Maßnahmen stellen die ordnungsgemäße Löschung der vertragsgegenständlichen Daten sicher:

Löschkonzept
Einsatz von Aktenvernichtern (mindestens Stufe P-4)

5. Datensicherung und Backups (Verfügbarkeit und Wiederherstellbarkeit)

Folgende Maßnahmen stellen sicher, dass die vertragsgegenständlichen Daten jederzeit verfügbar sind:

Backup- & Wiederherstellungskonzept

6. Überprüfung, Evaluierung und Anpassung der vorliegenden Maßnahmen

Der Auftragsverarbeiter wird die in dieser Anlage beschriebenen technischen und organisatorischen Maßnahmen im Abstand von — 12 — Monaten und anlassbezogen, prüfen, evaluieren und bei Bedarf anpassen.

Anlage 2 – Liste der bestehenden Subunternehmer zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses

(Unternehmens-) Name und Anschrift	Beschreibung der Leistung	Land der Leistungserbringung
Zur Zeit sind keine Subunternehmer tätig.

(Unternehmens-) Name und Anschrift	Beschreibung der Leistung	Land der Leistungserbringung
Zur Zeit sind keine Subunternehmer tätig.

Erstellt und geprüft von Kanzlei Siebert Lexow.

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